Return Material Authorization (“RMA”) Policy

Effective Date - Last Updated: March 06, 2024

The Customer Service Team reviews requests for returns based on the following policy. This policy is subject to change based on Compucom and OEM guidelines and requirements. Compucom reserves the right to reject any return that an OEM will not accept.

1. Customer Responsibilities

All returns require a Return Material Authorization (“RMA”) number. No returns of any type will be accepted without an RMA number. To request an RMA number, e-mail customerservice@compucom.com. The following information will be required:

• Customer name,
• Customer account number,
• Original invoice number(s),
• Customer order number(s),
• Part number(s),
• Serial number(s),
• SKU(s),
• Quantity,
• Product condition,
• Whether the Product has been opened or is manufacturer sealed, and
• Reason for the return request.

2. Permissible Timeframe For Returns

All requests for an RMA number must be made within twenty-one (21) days from the invoice date. RMA numbers issued by Compucom are valid for ten (10) days only. The Product must be returned to Compucom or OEM within this timeframe. RMA numbers cannot be extended or reissued. RMA Product received with an expired RMA number will be refused and/or returned to Customer at Customer’s expense.

3. Dead On Arrival Products

Dead On Arrival (“DOA”) Products will be repaired, replaced, or credited according to the OEM’s warranty and return policy. Certain OEMs require DOA Products to be returned directly to them and Customer will need to contact the OEM’s technical support for warranty service. Products returned as DOA may be tested. Products found not to be DOA may be returned to Customer at Customer’s expense.

4. Defective Products

Products which are not functioning according to the OEM specifications may be defective. Defective return requests will be subject to the restrictions of the OEM’s specific warranty or return policies. Certain OEM’s require the Customer to contact technical support directly and open a service call for warranty repair or replacement. Products which are inoperable or non-repairable under warranty will be considered for replacement or credit at Compucom’s discretion.

5. Replacement Orders

If a replacement order is required, Customer will need to contact their designated Customer specific account mailbox to place a new order.

6. Non-DOA/Defective Return

Non-DOA/defective returns (returns for convenience) are accepted for credit or exchange according to the OEM’s specific warranty or return policies. Certain OEMs have more restrictive polices and/or certain OEMs do not accept open box returns, including, but not limited to, HP, Lenovo, and IBM. OEM policies are subject to change without notice.

7. Instructions for Returning Product

7.1 All original OEM protective packaging (including electrostatic protection), manuals, software, documentation, cables or other accessories originally shipped with the Product, blank warranty cards, and original UPC codes on the box must be included in the return. Incomplete returns may be returned to Customer.

7.2 Customer is responsible for all shipping charges and risk of loss on returned items. Compucom will provide prepaid shipping labels or credit Customer’s one-way shipping charges for returns that are caused by Compucom or OEM error.

7.3 THE ORIGINAL OEM'S BOX MUST NOT BE WRITTEN UPON. DO NOT PLACE SHIPPING LABELS OVER SERIAL NUMBERS.

7.4 Approved Product returns must be shipped to the address provided by the Customer Service Team. 

8. Restrictions on Return

The following are examples of Products which will not be authorized for return:

• All OEM’s Build To Order (“BTO”) or Configure To Order (“CTO”) Product
• Opened software
• Software licenses (unless first authorized by the OEM)
• Special order Product
• Discontinued or obsolete Product
• Consumable Product (printer toner, batteries, etc.)
• Product not purchased through Compucom
• Warranty upgrades
• All Apple Products

9. Non-Compliant Returns

Returns which do not comply with the requirements set forth in this Return Material Authorization Policy, are considered Non-compliant Returns. Non-Compliant Returns, if accepted by Compucom, are subject to a restocking fee not to exceed 20% of the total amount of the order or item. Customer Service will be able to provide the fee assessed when the RMA is issued. Configuration fees or freight will not be credited on returns for Customer errors.

10. Overgoods

Overgoods are:

1. Product returns that are received in Compucom’s warehouse without an RMA number and cannot be identified, or
2. Product returns that are received in Compucom’s warehouse with a valid RMA number, however additional unauthorized product was also shipped.

11. Procedures for Damaged Shipments, Shortages, Overages, and Missing Product

11.1 If using Compucom’s carrier. Risk of loss or damage to the Products passes to Customer upon delivery to the carrier. The following procedures should be followed to allow Compucom to assist Customer in regard to any loss or damage that may occur during shipping when using Compucom’s carrier.

11.1.1 Damaged Shipments. If a shipment arrives with significant damage that is visible and has affected the contents of the boxes, the recommended method of handling it is to take photos of any damage and refuse delivery of the damaged boxes due to damage by the carrier. Customer must notify the Customer Service Team within two (2) days of the delivery and provide photographic evidence of the damage. Partial refusal of the shipment is acceptable. The carrier will be responsible for returning it to shipper. Customer must note the reason for refusal on the carrier’s “attempted delivery” record and the number of boxes damaged or refused. If the damaged shipment is not refused and is accepted, Customer must note all known and visible damage on the carrier’s “delivery record”.

If Customer elects to accept the damaged shipment, it is recommended that Customer: (i) take photos of any damage, (ii) note all known and visible damage on the carrier’s “delivery record,” including the number of boxes damaged, (iii) saves the Product and all packing material, and (iv) notify the Customer Service Team within two (2) days of the delivery.

11.1.2 Shortages, Overages, & Missing Product. It is the Customer’s responsibility to verify that the (1) correct number of boxes delivered matches the number of boxes on the carrier’s delivery ticket, (2) the product item count matches the packing slip, and (3) product received is correct (together “Shipment”). If there is a discrepancy between the delivery receipt and the Shipment, Customer must note all discrepancies on the delivery receipt. Customer must notify Customer Service Team within two (2) days from the delivery date of any discrepancies. If the correct number of boxes is delivered, but the item quantity is not correct, Customer must retain packaging for Compucom and/or carrier inspection.

11.2 If using Customer’s carrier. Risk of loss or damage to the Products passes to Customer upon delivery to the carrier. Compucom recommends that Customer obtain transit insurance in order to cover any damage or loss of the Product while in transit. Customer will need to file a claim with the carrier according to the carrier’s instructions.

This document is PROPRIETARY and CONFIDENTIAL and may not be duplicated, redistributed, or displayed to any third party without the express written permission of Compucom.

COMPUCOM CONFIDENTIEL

Politique d’autorisation de retour de matériel (" RMA ")

Date d'entrée en vigueur - Dernière mise à jour : le 6 mars 2024

L'équipe du service à la clientèle révise les demandes de retour sur la base de la politique suivante. Cette politique est susceptible d'être modifiée en fonction des directives et des exigences de Compucom et des OEM. Compucom se réserve le droit de refuser tout retour qu'un OEM n'accepte pas.

1. Responsabilités du Client

Tous les retours nécessitent un numéro d'autorisation de retour de matériel (" RMA "). Aucun retour quel qu'en soit le type, ne sera accepté sans numéro RMA. Pour demander un numéro RMA, envoyez un courriel àcustomerservice@compucom.com. Les informations suivantes vous seront demandées :

• • Nom du client,
  • Numéro de compte client,
  • Numéro(s) de la facture originale,
  • Numéro(s) de commande du client,
  • Numéro(s) de pièce,
  • Numéro(s) de série,
  • SKU(s),
  • Quantité,
  • État du produit,
  • Si le produit a été ouvert ou scellé par le fabricant, et
  • Motif de la demande de retour.

2. Délai autorisé pour les retours

Toute demande de numéro RMA doit être faite dans les vingt-et-un (21) jours suivant la date de facturation. Les numéros RMA émis par Compucom ne sont valables que pendant dix (10) jours. Le produit doit être retourné à Compucom ou à l'OEM dans ce délai. Les numéros RMA ne peuvent pas être prolongés ni réémis. Les produits RMA reçus avec un numéro RMA expiré seront refusés et/ou retournés au client à ses frais.

3. Produits défectueux à la réception

Les produits défectueux à l'arrivée (« DOA ») seront réparés, remplacés ou crédités conformément à la garantie et à la politique de retour du fabricant d'équipement d'origine. Certains OEM exigent que les produits DOA leur soient retournés directement et que le client doive contacter le support technique de l'OEM pour le service de garantie. Les produits retournés comme étant DOA peuvent être testés. Les produits jugés non DOA peuvent être retournés au Client aux frais de ce dernier.

4. Produits défectueux

Les produits qui ne fonctionnent pas conformément aux spécifications de l'OEM peuvent être défectueux. Les demandes de retour défectueuses seront soumises aux restrictions de la garantie spécifique de l'OEM ou aux politiques de retour. Certains OEM exigent que le client contacte directement le support technique et ouvre un appel de service pour une réparation ou un remplacement sous garantie. Les produits qui sont inopérants ou non réparables sous garantie seront pris en compte pour un remplacement ou un crédit à la discrétion de Compucom.

5. Ordres de Remplacement

Si une commande de remplacement est nécessaire, le client devra contacter la personne responsable de son compte pour passer une nouvelle commande.

6. Retour non DOA/défectueux.

Les retours non DOA/défectueux (retours pour convenance) sont acceptés pour un crédit ou un échange selon les politiques spécifiques de garantie ou de retour de l'OEM. Certains OEM ont des politiques plus restrictives et/ou certains OEM n'acceptent pas les retours de produits déballés, y compris, mais sans s'y limiter, HP, Lenovo et IBM. Les politiques OEM peuvent être modifiées sans préavis.

7. Instructions pour le retour du produit.

7.1 Tous les emballages de protection OEM d'origine (y compris la protection électrostatique), les manuels, les logiciels, la documentation, les câbles ou autres accessoires expédiés à l'origine avec le produit, les cartes de garantie vierges et les codes UPC d'origine figurant sur la boîte doivent être inclus dans le retour. Les retours incomplets peuvent être renvoyés au Client.

7,2 Le Client est responsable de tous les frais d'expédition et du risque de perte pour les articles retournés. Compucom fournira des étiquettes d'expédition prépayées ou créditera les frais d'expédition aller du Client pour les retours causés par une erreur de Compucom ou de l'OEM.

7,3 LA BOÎTE D'ORIGINE DE L'OEM NE DOIT PAS ÊTRE INSCRITE. NE PLACEZ PAS D'ÉTIQUETTES D'EXPÉDITION SUR LES NUMÉROS DE SÉRIE.

7.4 Les retours de produits approuvés doivent être expédiés à l’adresse fournie par l’équipe du service à la clientèle.

8. Restrictions sur le retour

Voici des exemples de produits dont le retour ne sera pas autorisé :

• • Tous les produits OEM Construire sur commande (« BTO ») ou Configurer sur commande (« CTO »)
  • Logiciel ouvert
  • Licences de logiciels (sauf autorisation préalable de l'OEM)
  • Produit sur commande spéciale
  • Produit abandonné ou obsolète
  • Produit consommable (toner d'imprimante, piles, etc.)
  • Produit non acheté via Compucom
  • Améliorations de la garantie
  • Tous les produits Apple

9. Retours non conformes.

Les retours qui ne respectent pas les exigences énoncées dans cette politique d'autorisation de retour de matériel sont considérés comme des retours non conformes. Les retours non conformes, s'ils sont acceptés par Compucom, sont soumis à des frais de réapprovisionnement ne dépassant pas 20 % du montant total de la commande ou de l'article. Le service à la clientèle sera en mesure de fournir les frais évalués lors de l'émission de la RMA. Les frais de configuration ou de transport ne seront pas crédités en cas de retour pour cause d'erreur du Client.

10. Marchandises non réclamées

Les surplus de marchandises sont :

1. 1. Les retours de produits reçus dans l'entrepôt de Compucom sans numéro RMA et qui ne peuvent pas être identifiés, ou
   2. Les retours de produits qui sont reçus dans l'entrepôt de Compucom avec un numéro RMA valide, mais des produits supplémentaires non autorisés ont également été expédiés.

Les produits excédentaires sont des retours non autorisés. Dans le cas où des produits excédentaires sont reçus, Compucom tentera de communiquer avec le Client pour savoir s'il souhaite que les produits excédentaires soient retournés, et tout retour peut être facturé 50 $ de frais de traitement, plus les frais de transport connexes. Si le Client refuse l'expédition de produits excédentaires de Compucom ou retourne les produits excédentaires à Compucom une deuxième fois sans l'autorisation préalable de Compucom, le Client accepte de renoncer à tous les droits et titres et renonce à toute réclamation contre Compucom pour le crédit lié à ces produits excédentaires.

11. Procédures pour les envois endommagés, les pénuries, les excédents et les produits manquants.

11.1 Si vous utilisez le transporteur de Compucom. Le risque de perte ou d’endommagement des produits est transféré au client lors de la livraison au transporteur. Les procédures suivantes doivent être suivies pour permettre à Compucom d’aider le client en cas de perte ou de dommage pouvant survenir pendant l’expédition avec le transporteur de Compucom.

11.1.1 Envois endommagés. Si un envoi arrive avec des dommages importants, visibles et affectant le contenu des boîtes, la méthode recommandée consiste à prendre des photos des dommages et à refuser la livraison des boîtes endommagées en raison des dommages causés par le transporteur. Le Client doit informer l'équipe du Service Clientèle dans les deux (2) jours suivant la livraison et fournir une preuve photographique des dommages. Un refus partiel de l'envoi est acceptable. Le transporteur sera chargé de le renvoyer à l'expéditeur. Le Client doit noter la raison du refus sur le registre des « tentatives de livraison » du transporteur et le nombre de boîtes endommagées ou refusées. Si l'envoi endommagé n'est pas refusé et est accepté, le Client doit noter tous les dommages connus et visibles sur le « registre de livraison » du transporteur.

Si le client choisit d'accepter l'envoi endommagé, il est recommandé que le client : (i) prenne des photos de tout dommage, (ii) note tous les dommages connus et visibles sur le « registre de livraison » du transporteur, y compris le nombre de boîtes endommagées, (iii) conserve le produit et tous les matériaux d'emballage, et (iv) notifie l'équipe du service clientèle dans les deux (2) jours suivant la livraison.
11.1.2 Pénuries, excédents et produits manquants. Il est de la responsabilité du Client de vérifier que (1) le nombre correct de boîtes livrées correspond au nombre de boîtes sur le bon de livraison du transporteur, (2) que le nombre d’articles du produit correspond au bordereau d’expédition et (3) que le produit reçu est correct (collectivement, « Expédition »). S’il y a un écart entre le reçu de livraison et l’Expédition, le Client doit noter tous les écarts sur le reçu de livraison. Le Client doit aviser l’équipe du Service à la clientèle dans les deux (2) jours suivant la date de livraison de toute divergence. Si le bon nombre de boîtes est livré, mais que la quantité de l’article n’est pas correcte, le Client doit conserver l’emballage pour l’inspection de Compucom et/ou du transporteur.

11.2 Si vous utilisez le transporteur du client. Le risque de perte ou d’endommagement des produits est transféré au client lors de la livraison au transporteur. Compucom recommande au client de souscrire une assurance de transit afin de couvrir tout dommage ou perte du produit pendant le transport. Le client devra déposer une réclamation auprès du transporteur conformément aux instructions du transporteur.

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